Asambleas y Reuniones Virtuales
El poder ejecutivo ha dictado el Decreto N° 3.605 con fecha 19 de mayo de 2020 por el cual se habilita a las sociedades anónimas celebrar asambleas a distancia utilizando medios telemáticos, comúnmente referidas como “asambleas virtuales”.
En esta nota señalamos y comentamos los aspectos más relevantes de dicho decreto.
1. A qué tipo de sociedades aplica el decreto?
De entre las personas jurídicas reconocidas en nuestra legislación solamente las sociedades anónimas están obligadas a la realización de asambleas –sean ordinarias y/o extraordinarias- para tratar y resolver ciertas cuestiones societarias que son de competencia exclusiva de cada tipo de asamblea. De ahí que este decreto se refiere especialmente a las sociedades anónimas.
Ahora bien, las disposiciones de este decreto también aplican a aquellas sociedades cuyas disposiciones legales y/o estatutarias se remiten a la reglamentación de las sociedades anónimas. Este sería el caso por ejemplo de una sociedad de responsabilidad limitada que en su estatuto haya previsto la realización de reuniones de socios o haya establecido algún tipo de órgano colegiado de dirección.
2. Órganos colegiados
En una sociedad anónima los órganos colegiados que deben existir e integrarse son la asamblea y el directorio. La asamblea es un órgano deliberativo reservándose a los socios accionistas la participación en las mismas, quienes pueden participar con voz y voto.
El directorio es el órgano encargado de la dirección y administración de la sociedad, que puede estar integrado tanto por accionistas como por terceros que no son accionistas. En ciertas sociedades anónimas se establecen además otros órganos colegiados, como podría ser por ejemplo un consejo de administración u otra figura similar.
Este decreto se refiere a las asambleas y a las reuniones de los órganos colegiados de las sociedades anónimas sin hacer – acertadamente- distingo respecto de qué órganos colegiados.
Ahora bien, numerosas sociedades anónimas si bien tienen un directorio como órgano de la sociedad, el mismo está integrado solamente por un miembro, en cuyo caso, no sería un órgano colegiado.
3. Utilización de medios telemáticos
Las asambleas y reuniones de los órganos colegiados pueden realizarse a distancia mediante la utilización de medios telemáticos y/o plataformas digitales y/o electrónicas que permitan a sus miembros la presencia y participación para el ejercicio efectivo e indubitable de sus derechos y obligaciones, en tiempo real y en forma simultánea con los demás participantes, sobre los puntos del orden del día.
Se entiende entonces que en una asamblea o reunión de directorio por ejemplo si uno de los socios es un extranjero que se encuentra fuera del país podrá participar por medios telemáticos junto con los demás participantes que podrían hacerlo de manera presencial o en su caso se podría dar el caso que todos los socios lo hagan de manera virtual.
4. Carácter optativo
La realización de las asambleas y reuniones de los órganos colegiados por medios telemáticos (asambleas y reuniones virtuales) tiene carácter optativo para las sociedades.
5. Requisitos
En casos en que una sociedad opte por realizar la asamblea y/o la reunión de alguno de sus órganos colegiados de manera virtual, deberán cumplirse los siguientes requisitos:
Para la convocatoria
- Se debe indicar el medio telemático (plataforma) que se utilizará para la reunión
- Se debe indicar una dirección de correo electrónico de la sociedad para todas las comunicaciones en el marco de las reuniones
Para acreditar el derecho a participar
- Se debe establecer el mecanismo para acreditar el derecho de participar en las reuniones
Para el depósito de acciones
- Se aceptará la remisión vía email en formato digital del certificado emitido por la entidad legalmente habilitada, sea nacional o extranjera o un certificado emitido por un notario público
Para participar de la asamblea y/o reunión
- El socio o miembro debe notificar a la sociedad el correo electrónico al cual deberán remitirle todas las informaciones relacionadas a las reuniones a distancia.
- La sociedad deberá enviar por correo electrónico, a los socios o miembros que hayan acreditado su derecho a participar, la invitación con la información suficiente respecto del medio telemático que se utilizará para la reunión, el modo de participar, la forma y medio de emisión del voto.
- Se debe permitir la participación simultánea a las personas acreditadas mediante transmisión de audio y video.
- Se debe permitir la participación de todos los acreditados con voto y voto y la de los miembros del órgano de fiscalización, en su caso.
Para verificar y firmar documentos
- Se debe permitir el acceso en forma telemática a los documentos a ser analizados.
- Lo deliberado y resuelto en la reunión debe ser transcripto o impreso en el correspondiente libro societario, el cual debe ser suscrito, en forma manuscrita o mediante firma digital, por las personas determinadas por la ley o los estatutos.
- Se considerarán cumplidos los requisitos para la firma del libro de asistencia a las asambleas cuando la información requerida se encuentre incluida en el acta de la reunión y en los registros telemáticos.
- Se debe realizar una grabación integra de la reunión, en formato digital, que formará parte del archivo de la sociedad por 5 años y deberá estar a disposición de los socios o miembros.
6. Régimen extraordinario
Se trata de un régimen extraordinario con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2020.
En este punto debemos recordar que la propia Ley N° 6425 de Emergencia Nacional ha establecido que las asambleas ordinarias de las sociedades anónimas pueden convocarse hasta el 30 de junio de 2020, para tratar específicamente lo referido a la memoria, balance, destino de utilidades, designación de directores y síndicos.
Por ende, se entiende que entre julio y diciembre las disposiciones de este decreto serían solamente aplicables a las asambleas ordinarias para el tratamiento de los demás asuntos de su competencia, las asambleas extraordinarias y a las reuniones de los órganos colegiados.
7. Reglamentación
Este decreto deberá ser reglamentado por la recientemente creada Dirección General de Personas y Estructuras Jurídicas y Beneficiarios finales, dependiente del Ministerio de Hacienda.
8. Conclusión
Si bien este decreto ofrece una solución a una situación real que se ha presentado a consecuencia de las medidas adoptadas a nivel nacional e internacional con motivo de la pandemia del COVID-19, que han representado un serio obstáculo o hasta impedimento en algunos casos para celebrar las asambleas y las reuniones de los órganos colegiados de las sociedades, consideramos que se debe propender a establecer un marco legal definitivo y con rango de ley que permita en el marco de la autonomía de la voluntad de las partes incorporar en los estatutos el uso de los medios telemáticos para la realización de las asambleas y reuniones de los órganos colegiados.
